Quy trình đặt may đồng phục công ty tại Hải Phòng

Quy trình đặt may đồng phục công ty quyết định áo về có đúng mẫu, đủ cỡ và kịp ngày mặc hay không. Ở Hải Phòng, việc này thường do bộ phận hành chính hoặc nhân sự phụ trách. Bài này đi qua 7 bước, kèm phiếu yêu cầu và bảng kiểm tra khi nhận hàng.

Quy trình đặt may đồng phục công ty gồm 7 bước: xác định nhu cầu, gửi thông tin đặt hàng, tư vấn vải và kiểu áo, duyệt áo mẫu, chốt báo giá và hợp đồng, sản xuất, giao hàng và kiểm tra. Nên chốt bảng kích cỡ và áo mẫu trước khi đặt cọc.

1. Bảy bước đặt may đồng phục công ty từ thông tin đặt hàng đến nhận hàng

Mỗi bước trong quy trình đặt may đồng phục công ty nên kết thúc bằng một thứ được chốt bằng văn bản. Chỉ sang bước sau khi bước trước đã có người có thẩm quyền xác nhận.

Thời gian từng bước do MayMacCTH xác nhận khi báo giá từng đơn.

Tình huống hay gặp: một công ty ở Ngô Quyền đặt cọc khi chưa chốt kích cỡ, sau đó đổi cỡ nhiều lần. Mỗi lần đổi đều kéo lùi ngày giao.

2. Thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi gửi yêu cầu

Cần bốn nhóm thông tin: ai mặc, logo và màu, số lượng theo cỡ, thời điểm và nơi nhận. Thiếu một nhóm thì báo giá chỉ để tham khảo.

Nhóm người mặc theo phòng ban và môi trường làm việc

Nên tách người mặc theo nơi làm việc, không theo chức danh. Một công ty vận tải ở Hải An có thể cần polo vải mỏng cho văn phòng và áo dày hơn cho đội giao nhận ở cảng. Có thể xem các mẫu đồng phục doanh nghiệp để hình dung từng nhóm.

Logo, màu nhận diện và vị trí logo

Chỉ gửi một file logo đã được người giữ bộ nhận diện duyệt. Kèm mã màu chủ đạo và vị trí mong muốn, ví dụ thêu ngực trái, in tên công ty ở lưng.

Bảng số lượng theo kích cỡ, màu và điểm nhận

Không gửi mỗi con số tổng. Bảng nên tách theo phòng ban, giới tính, cỡ, màu và nơi nhận để bên may tính vải và đóng kiện đúng. Nên cho nhân viên mặc thử áo mẫu theo cỡ thay vì hỏi cỡ qua tin nhắn.

Thời điểm cần hàng và điểm giao

Ghi rõ ngày cần mặc, không chỉ ngày nhận hàng. Khoảng giữa hai mốc dành cho phát áo và đổi cỡ. Giao nhiều nơi hoặc chia đợt thì cần nói từ đầu.

Phiếu dưới đây gom đủ các mục trên.

3. Tư vấn chất liệu, thiết kế và duyệt áo mẫu

Bước này chốt áo trông thế nào và mặc ra sao: chọn vải, duyệt bản mô phỏng, rồi duyệt áo mẫu thật. Bỏ qua áo mẫu là lý do phổ biến khiến hàng về khác hình dung.

Chọn vải theo môi trường làm việc

Chọn vải theo nơi làm việc và cách người mặc giặt áo.

Mỗi lô nhuộm có thể lệch nhau đôi chút về màu. Tên vải trong báo giá phải khớp mẫu vải đã cầm xem.

Duyệt bản mô phỏng trên máy tính

Bản mô phỏng là hình áo dựng trên máy tính, thể hiện màu, đường phối và vị trí logo. Bản này không cho thấy độ dày vải hay màu thật sau nhuộm. Bản mô phỏng cần thể hiện những gì, cách chọn kiểu áo và phối màu có ở bài mẫu và cách thiết kế đồng phục công ty.

Duyệt áo mẫu thật

Áo mẫu thật được may bằng đúng vải và cách in thêu dự kiến. Người duyệt nên mặc thử nửa ngày làm việc và kiểm tra năm điểm.

• Kiểu dáng: Cổ, tay, thân, bo tay, đường phối.
• Chất liệu: Độ dày, độ co giãn, cảm giác khi mặc lâu.
• Logo: Vị trí, kích thước, màu, cách in hoặc thêu.
• Kích cỡ: Thông số so với người mặc thật.
• Đường may: Vai, nách, sườn, chỗ hay cọ xát.

Chỉ may số lượng khi người có thẩm quyền ký duyệt một phiên bản áo mẫu duy nhất. Giữ lại áo mẫu đó để đối chiếu khi nhận hàng. Nếu chưa rõ nên in hay thêu, xem bài chọn cách in logo trên áo đồng phục.

4. Báo giá, hợp đồng và đặt cọc khi đặt may đồng phục

Nhận báo giá chi tiết sau khi chọn vải, ký hợp đồng sau khi duyệt áo mẫu, rồi mới đặt cọc. Như vậy khoản cọc gắn với một mẫu đã chốt, không gắn với lời mô tả.

Các mục báo giá cần ghi rõ

Hai báo giá có đơn giá gần nhau vẫn có thể khác nhau về những gì đã bao gồm.

Mục nào chưa xác định thì yêu cầu ghi "chờ xác nhận", không tự hiểu theo trao đổi miệng.

Điều khoản nên có trong hợp đồng đặt may đồng phục

Hợp đồng nên dẫn chiếu đến áo mẫu và bảng kích cỡ đã duyệt, không chỉ ghi tên sản phẩm.

• Mẫu đã duyệt: Ảnh hoặc mô tả áo mẫu, có chữ ký hai bên.
• Kích cỡ và số lượng: Bảng chi tiết làm phụ lục.
• Thời điểm giao: Ngày giao và cách xử lý khi giao chậm.
• Hàng lỗi: Thời hạn báo lỗi, cách sửa hoặc đổi.
• Thanh toán: Tỷ lệ cọc, mốc thanh toán còn lại.

Nếu công ty có mẫu hợp đồng riêng, nên gửi bên may xem sớm.

Đặt cọc và thanh toán

Chỉ đặt cọc khi áo mẫu đã duyệt và hợp đồng đã ký. Tỷ lệ cọc do hai bên thỏa thuận, MayMacCTH ghi rõ trong báo giá từng đơn. Phần còn lại thường thanh toán sau khi kiểm tra hàng.

5. Sản xuất, kiểm tra và nhận hàng theo mẫu đã duyệt

Ở chặng cuối của quy trình đặt may đồng phục công ty, bên may sản xuất theo áo mẫu đã duyệt. Doanh nghiệp chuẩn bị kiểm tra và lưu hồ sơ.

Các công đoạn sản xuất

Các công đoạn chính gồm:

• Làm rập: Rập là bộ khuôn giấy theo từng cỡ, dùng để cắt vải.
• Cắt vải: Trải vải nhiều lớp, cắt theo rập.
• In hoặc thêu logo: Làm trên thân áo đã cắt hoặc áo đã may, tùy cách in.
• May và hoàn thiện: Ráp áo, cắt chỉ thừa, là, gấp, đóng gói theo cỡ.

Đổi logo hoặc kích cỡ khi vải đã cắt thì phần vải đó có thể bỏ đi.

Kiểm tra khi nhận hàng

Kiểm tra theo ba nhóm, đặt cạnh áo mẫu đã giữ lại.

Thấy chênh lệch thì chụp ảnh, ghi mã kiện và nhóm cỡ, báo bên may trong thời hạn đã thỏa thuận.

Giao cho nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc khu công nghiệp

Mỗi điểm nhận cần một người ký nhận và một kiện riêng. Ví dụ, công ty có văn phòng ở Lê Chân, nhà máy ở VSIP Hải Phòng và kho ở Đình Vũ nên đóng ba nhóm kiện, ngoài kiện ghi phòng ban và cỡ. Với chi nhánh ở tỉnh khác, xem cách giao đồng phục cho chi nhánh nhiều tỉnh.

Lưu hồ sơ đặt lại

Ghi "làm giống lần trước" là chưa đủ, vì lô vải hoặc người phụ trách có thể đã đổi.

6. Gửi thông tin đặt hàng để nhận báo giá may đồng phục công ty từ MayMacCTH

MayMacCTH nhận yêu cầu từ doanh nghiệp tại Hải Phòng và hỗ trợ giao hàng toàn quốc qua các đơn vị vận chuyển. Đội ngũ tư vấn làm theo đúng quy trình đặt may đồng phục công ty ở trên.

6.1. Năng lực may và in thêu đã xác nhận của May Mặc CTH

Danh mục trên website gồm áo polo công ty, sơ mi công sở, đồng phục bảo hộ lao động, ngành dịch vụ và áo sự kiện. Cách in thêu cho từng mẫu được xác nhận khi báo giá.

6.2. Quy trình đặt may và duyệt mẫu

Gửi phiếu yêu cầu, nhận tư vấn vải, duyệt bản mô phỏng và áo mẫu, ký hợp đồng rồi sản xuất. Mốc thời gian ghi trong báo giá từng đơn.

6.3. Cách nhận báo giá theo số lượng và chính sách sau bán

MayMacCTH báo theo số lượng và yêu cầu cụ thể của từng đơn. Cách xử lý hàng lỗi, đổi cỡ được ghi trong báo giá hoặc hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể gửi thông tin đặt hàng cho MayMacCTH kèm phiếu yêu cầu ở mục 2, file logo và ngày cần mặc.

7. Câu hỏi thường gặp về quy trình đặt may đồng phục công ty

Đặt may đồng phục công ty mất bao lâu?

Tùy sản phẩm, số lượng, cách in thêu và số vòng chỉnh mẫu. MayMacCTH xác nhận mốc cụ thể khi báo giá. Nên tính lùi từ ngày cần mặc.

Số lượng tối thiểu khi đặt may hỏi ở đâu?

Mức nhận may khác nhau theo sản phẩm và cách in thêu. Gửi số lượng dự kiến qua trang liên hệ để được trả lời theo đúng mẫu áo.

Có cần áo mẫu thật trước khi đặt số lượng không?

Nên có, nhất là khi áo có phối màu hoặc logo nhiều chi tiết. Độ dày vải, dáng áo và màu thật chỉ thấy rõ trên áo mẫu.

Hợp đồng đặt may đồng phục nên có những điều khoản nào?

Mẫu đã duyệt, bảng kích cỡ, thời điểm giao, cách xử lý hàng lỗi và mốc thanh toán.

Cần kiểm tra gì khi nhận đồng phục?

Hình thức, thông số và số lượng, so với áo mẫu đã giữ lại.

Liên hệ MayMacCTH để nhận báo giá may đồng phục theo yêu cầu. Phục vụ tại Hải Phòng, giao hàng toàn quốc.